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ems Dokumentenmanagement

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Nutze die ems Dokumentenverwaltung, um Dokumente zu verwalten und versionisieren. Die Dokumentenverwaltung bietet eine zentrale Stelle, um alle Dokumente und E-Mails abzulegen. Jedes Dokument wir dabei indexiert und kann mit Kennwörtern abgelegt werden. Dokumente können zu allen Objekten im ems System, beispielsweise Kunden oder Aufträgen verlinkt werden. Eine einfache Dokumentenablage ist bereits in den jeweiligen einzelnen Modulen enthalten.

Das Modul Dokumentenverwaltung ermöglicht dir jedoch eine umfassende Dokumentenverwaltung und Pflege der Dokumente. Abgelegte Dokumente können im Original und falls benötigt mit einer PDF Vorschau abgelegt werden. So ist es beispielsweise möglich ein Dokument als Word-Datei abzulegen, den Mitarbeitern aber nur die PDF Version zur Verfügung zu stellen. Jedes Dokument wird zudem mit einem Lifecycle versehen und bei bedarf automatisch zum Review angezeigt.

Die komplette ems Dokumentenverwaltung ist Webbasierend und kann über die Weboberfläche genutzt werden. Um ein gleiches Benutzererlebnis wie im lokalen Windows Dateiexplorer zu erhalten, kannst du den kostenlos erhältlichen ems Client benutzen. Auch bei der Nutzung des ems Client sind alle Daten auf dem Server gespeichert und werden nur für die dauer der Bearbeitung heruntergeladen und danach automatisch wieder gelöscht.

Die Nutzung von Barcodes auf Dokumenten ermöglicht es dir papierbasierte Dokumente automatisch zu erfassen und korrekt abzulegen. Dies erspart Ihnen Aufwand in der Manuellen ablege. Beispielsweise kannst du für einen Mitarbeiter einen Barcode erstellen, und alle Dokumente und Verträge mit diesem Barcode einscannen. Durch die intelligente OCR Erkennung werden die Dokumente automatisch dem Mitarbeitenden zugewiesen.

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